Définir les fonctionnalités de l’extranet Envia Cuisines
La première démarche de l’agence a été d’échanger avec la direction pour préciser le cahier des charges et lister les attentes et les fonctionnalités attendues.
Les premières fonctions demandées pour cet extranet étaient de permettre un accès immédiat à l’ensemble des outils à disposition des franchisés dans leur travail quotidien : manuel opératoire, supports de communication, de formation, vidéos…
L’extranet assure également la communication entre les membres et la tête de réseau. Au-delà de la diffusion de l’actualité interne du réseau, différentes fonctions d’envois de notes internes, groupées par profil ou individuelles, ont été créées pour assurer la diffusion des informations et leur suivi.
Des fonctions plus complexes ont été aussi développées pour réaliser les remontées hebdomadaires de chiffres d’affaires de chaque magasin avec un cumul automatisé et également pour commander les supports merchandising.
Le back office a été soigné autant que le front, la « partie visible de l’iceberg », avec un design agréable, respectant la charte, dans l’esprit du site grand public que l’agence a réalisé.
Thomas Bedun témoigne : « Notre exigence était que toutes les possibilités nous soient accessibles dans la mesure du possible. L’agence a parfaitement répondu à nos attentes et a été force de proposition pour trouver des solutions pratiques. L’extranet est facilement utilisable par tous, c’est précieux. Cet outil de communication ascendant et descendant permet d’améliorer l’efficience de notre organisation. C’est une nouvelle manière d’échanger qui se présente à nous. C’est du beau boulot ! »
